在筹备公司年会会议时，首先需要进行预算及经费的安排。确保根据公司的财务状况设定合理的预算，并根据预算制定详细的经费安排。在制定预算时，需要考虑到会议场地租赁费、设备租赁费、餐饮费用、礼品费用、宣传费用等各项开支，并留出一定的预留资金应对突发情况。
同时，还需要合理分配经费，确保资源的最大化利用。可以通过与合作伙伴洽谈、比价等方式降低开支。在预算安排时，也要注意节约成本，比如通过提前预定场地、统一采购礼品等来享受折扣优惠。
最后，还需对经费进行严格的管理，确保经费的使用合规、透明，避免浪费和滥用。
会议策划是整个年会会议的核心工作之一。首先，要明确会议的主题与目标，确定会议的内容和形式。然后，制定详细的会议流程安排，包括主持人的引导、演讲嘉宾的邀请、议程的安排等。
在筹备会议时，还要充分考虑到与会人员的需求和兴趣，确保会议内容的吸引力和针对性。可以通过邀请行业专家或公司内部的优秀员工进行分享和演讲，增加会议的价值和互动性。
同时，还要合理安排会议的休息时间和餐饮服务，确保与会人员有充分的休息和交流的机会。最后，要做好会议现场的布置和装饰，营造良好的氛围。
为了确保公司年会会议的成功，需要进行宣传和推广。可以通过公司内部通知、邮件、企业微信、员工群等多种方式进行宣传，及时传达会议的时间、地点和主题等关键信息。
同时，还可以制作宣传海报、会议手册、宣传视频等多种宣传材料，增加会议的曝光度。可以通过在公司大厅、办公室、员工休息区等地方张贴海报，利用企业微信和公司网站进行推广。
另外，还可以通过员工口碑传播和社交媒体传播等方式扩大会议的影响力。可以鼓励员工主动分享会议信息，参与会议策划和推广活动，增加员工的参与感和归属感。
在会议结束后，需要进行会后总结与反馈。首先，要对会议的效果和目标完成情况进行评估，分析会议的成功之处和不足之处。
然后，要收集与会人员的反馈意见和建议，了解会议的优点和不足，并及时进行改进。可以通过面谈、问卷调查等方式征求反馈，搜集数据，为下一次会议的筹备提供参考。
最后，要对会议筹备团队进行表彰和奖励，感谢他们的辛勤付出。同时，也要总结会议筹备的经验教训，为今后的工作提供指导和借鉴。
综上所述，奉化公司年会会议筹备方案涉及预算及经费安排、会议策划与流程安排、宣传与推广、会后总结与反馈等多个方面。只有全面考虑各个环节，才能确保年会会议的顺利进行，并取得良好的效果。
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